Чи знаєте ви, що за статистикою за 2015 рік, за крадіжкою на робочому місці був спійманий кожен 38-й співробітник?

Примітно, що рівень злочинності на робочому місці з кожним роком зростає. За оцінками, збитки від внутрішнього злочинів в організаціях становлять приблизно 5% їх доходу. Щоб запобігти крадіжкам у своїй організації, необхідно впровадити комплексну систему захисту:

1. Будьте уважні при прийомі на роботу

Запобігання крадіжкам на робочих місцях починається з правильно організованого процесу набору персоналу. Поведінка претендентів в минулому часто є хорошим провісником їх майбутньої поведінки, тому важливо проводити перевірку, особливо якщо ваш майбутній співробітник буде працювати з грошима або фінансовими звітами. Крім того, не забувайте перевіряти рекомендації, які надають ваші потенційні співробітники - один дзвінок може вберегти ваші гроші і нерви.

2. Будь ласка повідомте співробітникам чого ви від них очікуєте

У будь-якій організації важливим є не тільки впровадження кодексу етики, а й регулярне навчання співробітників. Кодекс етики визначає цінності організації і дає співробітникам зрозуміти, яка поведінка може означати розкрадання майна.

3. Контролюйте доступ до отримання інформації

Розробіть комплексну систему внутрішнього контролю, яка включає:

- Розподіл обов'язків: за різні процеси повинні відповідати різні співробітники (оплата, отримання платежів, бухгалтерський облік, аудит і т.д.), це зменшить шанси на вчинення крадіжок співробітниками.
- Офіційний і неофіційний аудит: крім щорічного проведення аудиту, важливо проводити позаплановий неформальний аудит, який дозволить виявити будь-які розбіжності в залишках - грошових або товарних.
- Контроль доступу: обов'язково використовуйте паролі і електронні журнали доступу для контролю доступу до різних систем. Це позбавить від ризику отримання доступу до систем неавторизованих користувачів і дозволить здійснювати контроль за використанням системи. Не забувайте періодично міняти паролі.
- Документація: використовуйте документи, такі як товарні чеки, рахунки-фактури, накладні і звіти за витратами на відрядження. Це допоможе вам підтримувати порядок в ваших фінансових звітах.
- Авторизація: встановіть системи авторизації для здійснення конкретних видів діяльності, наприклад, для проведення великих платежів.

4. Створіть позитивне робоче оточення

Позитивна атмосфера в колективі не тільки сприяє прояву відкритості в колективі, але і допомагає скоротити кількість крадіжок. Чим краще ваші відносини з вашими співробітниками, тим важче їм буде у вас красти.

Точно так само якщо ви будете уважніше ставитися до своїх співробітників, вам буде легше раніше розпізнати ознаки потенційної крадіжки.

5. Встановіть відеокамери спостереження

Камери дозволяють відстежувати діяльність співробітників. Вони також виступають в якості стримуючого фактора. Обов'язково стежте за складськими приміщеннями, зонами навантаження і POS-системами за допомогою HD відеокамер безпеки. Висока якість відео допоможе вам розпізнати конкретних співробітників і краще оцінити ситуацію. Камери відеоспостереження можуть запобігти крадіжці або зловити злочинця, якщо вона все ж таки відбудеться.

6. Надайте співробітникам можливість анонімно повідомити про крадіжку

Чи знаєте ви, що в середньому проходить 18 місяців, перш ніж роботодавець ловить співробітників на крадіжці? Ви можете мінімізувати цей період, надаючи співробітником можливість анонімно повідомляти вас про підозрілу поведінку і пропонуючи винагороду за інформацію, яка приведе до запобігання крадіжки. Для цього ви можете налаштувати електронну пошту або поставити в кімнаті відпочинку ящик для анонімних листів.

Сподіваємося, ця стаття допомогла вам дізнатися як зменшити і запобігти крадіжкам персоналу.

Джерело blog.cammy.com. Переклад статті виконала адміністратор сайту Олена Пономаренко